Eerst organisatie en beleid op orde, dan onderhandelen

Waarom het onderwijs misschien wél op vastgoed in moet zetten – en hoe dan

Interessant?

Voor onderwijsinstellingen kan het erg interessant zijn om vergaande verantwoordelijkheid voor hun vastgoed te nemen – doordecentraliseren, noemen we dat. Daarmee worden ze minder afhankelijk van politiek en kunnen ze verder vooruit kijken en sneller handelen. Maar het brengt ook risico’s met zich mee. Tom Burgers, managing partner bij P5COM, legt uit waarom investeren in je vastgoedkennis altijd loont – ook als je nog niet 100 procent verantwoordelijk wilt worden.

De onderzoeksresultaten

Wie is (juridisch) eigenaar van het gebouw of de gebouwen van de organisatie?

Onze organisatie 46%
Weet ik niet 36%
De gemeente 17%
Een corporatie 6%
Anders 3%

Is er binnen de organisatie een beleid gemaakt rond het onderhoud van het vastgoed?

  • Ja, onderhoud op het vastgoed is volledig beleidsmatig vastgelegd
  • Ja, onderhoud op het vastgoed is deels beleidsmatig vastgelegd
  • Nee, onderhoud op het vastgoed is niet beleidsmatig vastgelegd
  • Weet ik niet

Is er binnen de organisatie een strategie gemaakt voor het verhuren of deels verhuren van het vastgoed?

  • Ja
  • Nee
  • Weet ik niet

Maakt de organisatie gebruik van een softwarepakket bij het inkopen, onderhouden en/of het verhuren van vastgoed?

  • Ja
  • Nee
  • Weet ik niet

Welke stelling past het beste bij de organisatie?

  • Onze organisatie is financieel achteruit gegaan na doordecentralisatie (meer uren kwijt en/of meer vastgoedkosten)
  • Onze organisatie is financieel vooruit gegaan na doordecentralisatie (vastgoedkosten zijn gedaald)
  • De vastgoedkosten zijn niet wezenlijk veranderd na doordecentralisatie
  • Weet ik niet

* Onderzoek door Markteffect Q4 2017 onder 156 professionals uit mbo, hbo en wo

Vroeger was het simpeler

Burgers was bestuurder van een onderwijsstichting en twee woningcorporaties. Daarvoor werkte hij als manager bij een bouwbedrijf en directeur van een grote gemeente met onder meer onderwijs in zijn portefeuille. Tegenwoordig adviseert hij organisaties over hoe ze het beste met vastgoedorganisatie kunnen omgaan, en begeleidt hij ze bij de daadwerkelijke uitvoering. Ook scholen. Burgers: ‘Vroeger stond de overheid eigenlijk garant voor budget voor onderwijshuisvesting. De verantwoordelijkheid van en risico’s voor de onderwijsinstelling op het gebied van huisvesting waren uitermate klein. De school werd juridisch eigenaar, maar het economisch eigendom bleef bij de gemeente. Nu wordt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud stap voor stap naar de scholen overgeheveld. Zo zijn scholen al langere tijd budgettair verantwoordelijk voor het binnenonderhoud, en sinds 2015 ook voor het buitenonderhoud. Dit proces van decentralisatie gaat nóg verder. Onderwijsinstellingen kunnen er voor kiezen om ook sloop-, of nieuwbouw- en grote renovatieprojecten helemaal naar zich toe te trekken. En daarmee dus ook de volledige verantwoordelijkheid en risico’s. In dat geval worden er langlopende afspraken gemaakt met de gemeente over een lumpsumfinanciering. Schoorvoetend verkennen scholen de stap naar juridisch én economisch eigenaarschap ook voor deze categorie. Hoewel de laatste stap nog niet verplicht is.’ De vraag is daarom: wat is wijsheid?

Snellere processen

‘Door de verantwoording geheel naar jezelf te trekken, elimineer je grotendeels de ambtelijke molen en de politieke agenda die daaraan verbonden is’, legt Burgers uit. ‘Dat zorgt voor meer continuïteit en minder afbreukrisico voor de onderwijsvisie die je nastreeft.’ Bovendien kun je door meer verantwoordelijkheid te nemen, processen substantieel versnellen. Burgers: ‘Neem een nieuwbouwontwikkeling. Ervaringscijfers laten zien dat dat al gauw zeven tot acht jaar in beslag neemt. Dan krijg je ook te maken met verkiezingen. En als er een ander college zit, ben je soms zomaar terug bij af.’ Een derde voordeel van meer verantwoordelijkheid is dat je minder in concurrentie bent met andere onderwijsinstellingen over wanneer jouw gebouwen aan de beurt zijn. ‘Die concurrentie vraagt vaak ellenlange onderhandelingen, aandacht en tijd. Natuurlijk, voor bijvoorbeeld vergunningen en sommige procedures heb je de gemeente altijd nodig. Maar als je de bouw en de financiering zelf doet, kan het echt veel sneller en loop je veel minder risico’s op de realisatieplanning. En zo’n sneller proces kost uiteindelijk ook nog eens minder. Want vergis je niet: als het proces acht jaar duurt, heb je ook acht jaar lang de kosten van je interne bouwteam die je meesleept. En als je er ook externen bij betrekt, tikt het helemaal snel aan.’

Verder vooruitkijken

Als je meer verantwoordelijkheid neemt, gaan processen niet alleen sneller, je kunt ook verder vooruitkijken als je zelf de beslissingen neemt. Burgers: ‘De vergoedingen die scholen nu krijgen, zijn gebaseerd op normbedragen. Naast een startbedrag voor de bouwkosten, krijg je een vast bedrag per vierkante meter vloeroppervlakte. Dit normbedrag wordt ieder jaar lager. Daar sturen gemeenten ook op. Logisch, want anders ontstaat er discussie in de gemeenteraad. Gevolg is wel dat er voor scholen nauwelijks ruimte is om te bouwen vanuit een visie, waarin je rekening houdt met de total cost of ownership. Bijvoorbeeld om het ontwerp en de materialisering zo te kiezen dat de onderhoudskosten tijdens de economische levensduur minimaal zijn. Zelf meer regie hebben over het bouwbudget kan voorkomen dat goedkoop duurkoop wordt, want onderhoudskosten kunnen een substantieel deel van de jaarbegroting vormen.’

Euro’s voor onderwijs

Doordecentraliseren van de huisvesting biedt dus wel degelijk kansen. Maar hoe zit het dan met de risico’s? Burgers: ‘Die moet je vooral niet onderschatten. Het begint er daarom mee dat je voldoende knowhow in huis hebt op het gebied van vastgoedonderhoud. Want onderhoud is ieder jaar weer een belangrijke kostenpost op de begroting. Deze out of pocket kosten wil je actief beïnvloeden.’ Dat begint met investeren in kennis en kunde op vastgoedgebied, of je nu wel of niet kiest voor verregaand decentraliseren. ‘Het is heel eenvoudig: iedere euro die onnodig wordt uitgegeven aan vastgoed, had ook geïnvesteerd kunnen worden in de kerntaak van een onderwijsinstelling: het geven van excellent onderwijs’, zegt Burgers. ‘Dit vraagt om een professionaliseringsslag en een investering in jezelf.’ Jezelf ontwikkelen gaat het beste in twee fasen: een opstartfase en een oefenfase. Burgers: ‘Je begint met het invliegen van knowhow. Dat gaat sneller en je eigen medewerkers kunnen zich vlot inwerken op deze nieuwe specialisatie die out of pocket kosten duurzaam moet minimaliseren. Vervolgens kun je bepalen welke rol en positie je bijvoorbeeld ten opzichte van bouwbedrijven en installateurs wilt innemen. Vanuit die ervaring kun je na verloop van tijd kiezen voor ketensamenwerking. Vanuit die samenwerking zetten partijen die jij geselecteerd hebt, hun knowhow continu in om voor jou tot een ideale total cost of ownership te komen. Deze manier van werken noemen we ook wel Resultaat Gericht Samenwerken en zien we bij heel veel woningcorporaties en zorginstellingen.’

Wederzijdse wilsovereenkomst

Of verder decentraliseren verstandig is, verschilt per onderwijsinstelling. Burgers: ‘Je moet bijvoorbeeld in ieder geval over een bepaalde schaalgrootte beschikken. Als je al je vastgoed laat beheren door één onvervangbare functionaris, is het risico te groot.’ En hoe dan ook je moet in een vroeg stadium de gemeente betrekken bij je overweging. Burgers: ‘Het moet geen gevecht worden om de geldkraan. Want als de gemeente dit ziet als een ordinaire bezuiniging, wordt het erg moeilijk. Je hebt een wederzijdse wilsovereenkomst nodig, met hart en ziel. Tussen verliefd worden en trouwen liggen ook veel verschillende fases, die je voor een goed huwelijk allemaal door moet. Dat is in dit proces niet anders.’
Menu