Help! Disruptieve technologieën!

Hoe voorkom je dat je in de achterhoede terecht komt?

Het valt niet mee

Achterop raken bij de rest van de branche? Dat wil geen enkele accountant. Maar voorop lopen valt ook niet mee, als je niet weet hoe de toekomst eruit ziet. Want welke ontwikkelingen zijn echt belangrijk? En hoe speel je erop in? Complexe vragen om te beantwoorden, volgens Reindert Doorn, oprichter van DOCCO IT & Verandermanagement. ‘Maar gelukkig kennen we wel de ingrediënten voor een wendbare organisatie. En dat is belangrijk. Want vergeet niet: de V&D had ook trouwe klanten.’

De onderzoeksresultaten

Via welke kanalen kijk je naar trends in jouw sector?

Online nieuwskanalen 48%
Door te praten met branchegenoten 44%
Online community’s 34%
Niet van toepassing, ik volg geen trends 14%
Anders 6%

Is er binnen jouw organisatie een team bezig met innovatie?

  • Ja
  • Nee
  • Weet ik niet

Zijn jij en/of jouw collega’s bezig met innovatie/verandering in je werkzaamheden?

  • Ja
  • Nee

Merk je belemmeringen in de groei/verbetering van jouw organisatie doordat je soms wordt ingehaald door concurrenten?

  • Ja
  • Nee

Hoe snel implementeer jij (in het algemeen) een nieuwe visie of een nieuw product?

  • Direct, ik ben een early adopter
  • Vrij direct, als de kinderziektes er uit zijn
  • Normaal, ik wacht een tijdje maar ga er wel mee aan de slag
  • Laat, laat het zichzelf maar eerst bewijzen

* Onderzoek door Markteffect Q4 2017 onder 155 professionals bij accountants- administratiekantoren tot 100 medewerkers

Iets mee moeten

De accountancy verandert. Dat blijft ook zo. Maar – heel eerlijk – dat is ook nooit anders geweest. En tóch is het nu belangrijker dan ooit om bij te blijven. Omdat de aard van de veranderingen nog nooit zo fundamenteel was. En het tempo waarin ze op je afkomen, nog nooit zo hoog lag. Doorn: ‘Die veranderingen, dat zijn vooral allerlei nieuwe, disruptieve technologieën. Daar zul je als accountants en adviseurs iets mee moeten. Dat is een uitdaging voor een branche die van oudsher vrij conservatief is en waar je nogal wat risicomijdende persoonlijkheden vindt.’

Gebrek aan visie

De grootste risicofactoren om achterop te raken somt Doorn moeiteloos op. ‘In veel accountantskantoren is het leiderschap gebaseerd op senioriteit. Dat betekent dat mensen niet in een leiderschapsrol zitten omdat ze goede peoplemanagers zijn, maar omdat ze goede, ervaren accountants zijn. Dat leidt wel eens tot een gebrek aan visie, ze hebben soms geen idee waar ze met hun kantoor naartoe willen. Daarnaast zie je veel onwetendheid. Mensen hebben geen tijd om zich in ontwikkelingen ter verdiepen, of ze hebben er geen interesse in. En er is nog veel onderschatting. Mensen denken dat het wel losloopt. Of dat zeggen ze in ieder geval, tegen beter weten in.’

Geen boekhouder meer nodig

Bij vrij voorspelbare veranderingen, standaardiseringen als het UBL, RGS of SBR bijvoorbeeld, komen de meeste kantoren nog wel mee. De problemen ontstaan bij onvoorspelbaarder ontwikkelingen. Doorn: ‘Die spelen zich vaak aan de randen van de branche af. Je hebt er als accountant dus niet zoveel zicht op, en je kunt er als branche weinig invloed op uitoefenen. Maar je kunt wel met de gevolgen geconfronteerd worden.’ Een voorbeeld. Vanaf januari 2018 wordt PSD2 van kracht. Europese regelgeving, die onder meer betekent dat banken het alleenrecht op betaalgegevens verliezen. Dat maakt de weg vrij voor aanbieders van aanverwante diensten. Als gevolg daarvan krabben banken zich achter de oren. En komen op hun beurt ook met andere diensten. Zoals apps waarmee ze niet alleen het betalingsverkeer regelen, maar klanten ook aan zich binden door de administratie te doen. Geen boekhouder meer nodig – de slogan schrijft zichzelf. En dan is het opeens wél belangrijk voor accountants en adviseurs.’

Btw-verrekening via blockchain

Net zoiets geldt voor blockchaintechnologie en big data. Doorn: ‘Blockchain is de technologie achter de bitcoin, maar er kan veel meer mee. Zo werkt er een startup aan een oplossing voor automatische btw-verrekening via de blockchain. Dat is natuurlijk nog maar een beginnetje, maar toch: daar gáát je bestaansrecht, als je niet oppast. En van big data weten we wel dát het een rol gaat spelen, maar weten we echt nog niet hoe. Door standaardisering wordt het steeds makkelijker om grote hoeveelheden data van en over je klanten te vergelijken. Maar wat dat gaat betekenen, weten we niet precies. Net zoals we niet weten wat andere partijen met data gaan doen, waar we als accountants concurrentie van kunnen krijgen. En het lastigste van al die ontwikkelingen is: ze zijn moeilijk in de tijd te plaatsen.’

De juiste mensen

Inspelen op veranderingen is al moeilijk genoeg als je weet wat er wanneer gaat veranderen, maar de toekomst die Doorn schetst, klinkt als een bijna onmogelijke opdracht. Toch is het dat niet, verzekert hij. ‘Het wordt heel lastig als je voor allerlei voldongen feiten komt te staan. Maar dat kun je voorkomen door nu al te zorgen dat je organisatie in ieder geval wendbaar is. Bijvoorbeeld door de juiste mensen aan boord te halen. En door te zorgen dat je niet aan allerlei langlopende contracten met leveranciers vastzit.’

 

Met ‘de juiste mensen’ bedoelt Doorn niet dat er alleen maar andere mensen aangetrokken moeten worden. ‘De uitdaging is ook om de huidige mensen, die vaak niet dol zijn op het onbekende, mee te krijgen. Door het urgentiebesef te vergroten, door ze een concreet perspectief te geven, én door ze aan de hand te nemen met een stappenplan.’

Deelgenoot maken

Doorn: ‘Een blauwdruk is niet te geven. Daarvoor zijn de onzekerheden te groot. Maar ingrediënten om een wendbare organisatie te worden, zijn er wel. Zo helpt het om concrete, daadkrachtige doelen te stellen. ‘Volgend jaar werken we papierloos, voor die en die segmenten’, bijvoorbeeld. En: betrek je team erbij. Ga gewoon eens zitten, leg uit dat er zaken anders worden in de toekomst, en vraag hoe zij dat voor zich zien. Dan maak je ze deelgenoot van de uitdagingen waar je als kantoor voor staat, én het helpt met draagvlak en creativiteit bij veranderingen die toch wel komen. Mensen vinden het altijd prettig om een kans te hebben hun eigen toekomst mee vorm te geven. Tot slot: zorg dat je de juiste kennis in huis haalt. Vooral qua IT en HR. Als je alleen maar mensen met een accountantsachtergrond hebt lopen, heb je je werkprocessen snel prima op orde – maar dan vallen de mensen en de middelen buiten de boot.’

Techniek, mensen en processen

Veranderingen worden in veel kantoren maar half doorgevoerd, ziet Doorn. ‘Zeker als het gaat om de inzet van nieuwe technologische middelen. Wat je ook verandert, je moet altijd op drie vlakken aan de bak: techniek, processen én mensen. Neem nou het introduceren van een klantportaal. Veel kantoren gebruiken dat inmiddels, maar je ziet dat de adoptiegraad nogal verschilt. Logisch, want als je bijvoorbeeld alleen de techniek introduceert, is de slagingskans gering. Je zult ook je processen aan moeten passen. Waar klanten altijd een machtiging vooraf gaven, geven ze nu actief een akkoord. En je zult mensen mee moeten nemen in de verandering. Als je je klanten alleen een brief stuurt met inloggevens, zullen ze niet spontaan het nieuwe portaal omarmen. Daarom zul je eerst intern je mensen mee moeten krijgen, uitleggen dat er door minder rompslomp meer tijd ontstaat voor persoonlijk contact, bijvoorbeeld. Dan kunnen zij dat vervolgens weer extern uitleggen. De mens bepaalt dus mede het succes.’

Digibetenprotocol

Als de introductie van bijvoorbeeld een klantportaal maar half doorgevoerd wordt, loop je het risico dat er twee systemen naast elkaar blijven bestaan. En dat zorgt voor onduidelijkheid en dubbel werk. Doorn: ‘Vaak zie je dat sommige collega’s niet willen. Zij vinden dat je een mooi verhaal vertelt, maar daar hebben ze er al veel meer van gehoord. ‘Papier zou ook verdwijnen’, zeggen ze dan. En helemaal ongelijk hebben ze niet, maar als je daarin meegaat, wordt de afstand heel snel onoverbrugbaar. Ga maar na: doe je nu nog de boekhouding op papier? Dan ben je eigenlijk al mijlenver achterop. Beter is het om wel mee te gaan met nieuwe ontwikkelingen en er desnoods een digibetenprotocol naast te houden, waarin je afkadert welke uitzonderingen je gedoogt. Zo zorg je dat jij en je klantenbestand door kunnen ontwikkelen. Achterover leunen kan gewoon niet. Er is geen enkele garantie dat je huidige manier van werken, en het vertrouwen dat je klanten nu in je hebben, over drie jaar nog relevant zijn. Vergeet niet: Nokia had ook trouwe klanten. Net als de V&D. En beide werden ze ingehaald.’
Menu